وظائف شاغرة لدى سالك مطلوب موظف استقبال – Receptionist Saudi Arabia
الموقع: المملكة العربية السعودية
وصف الوظيفة
هدف الوظيفة:
المسؤول عن إدارة منطقة الاستقبال، استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأشخاص المعنيين، استقبال الضيوف، جدولة المواعيد، تقديم الدعم الإداري، بالإضافة إلى إدارة أنشطة الشراء.
المسؤوليات الرئيسية
السياسات والعمليات
- تنفيذ سياسات إدارة الإدارة ومتابعة العمليات المحددة لتحقيق أهداف القسم.
إدارة الاستقبال
- إدارة مكتب الاستقبال وضمان الرد على المكالمات الهاتفية بسرعة وبطريقة محترفة وودية، وتحويلها إلى الأرقام الداخلية المناسبة، وتدوين الرسائل إذا كان الموظف غير متاح.
- استقبال جميع الضيوف والزوار بطريقة لطيفة ومرحب بها، وتوجيههم بشكل صحيح، مع إبلاغ الموظف المعني في SALIC بوصولهم.
- التأكد من تحويل لوحة الهاتف إلى الخدمة الليلية في نهاية ساعات العمل ومراقبة وتحويل جميع المكالمات المسجلة على جهاز الرد الآلي خلال ساعات عدم العمل.
- تقديم قائمة محدثة بامتدادات الهاتف بشكل دوري (دليل الإنترنت).
الدعم السكرتاري
- تقديم المساعدة للموظفين في الأقسام الأخرى مع الأعمال الإدارية اليومية عند الحاجة.
- إعداد وكتابة المراسلات الروتينية الصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والفكس.
- الحفاظ على جدول قاعات المؤتمرات وإدارة الحجوزات.
- تنسيق وإدارة جداول الاجتماعات للإدارة بما في ذلك مواعيد الاجتماعات والسفر.
- تنسيق الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، وتدوين الملاحظات باستخدام الكتابة المختصرة أو بالآلة ونسخ الملاحظات/التسجيلات الصوتية على الكمبيوتر.
الدعم الإداري
- التعامل مع الطرود والتنسيق مع شركات النقل لضمان الشحن في الوقت المحدد.
- توجيه البريد الوارد والحفاظ على ملفات المراسلات لضمان المتابعة حسب الحاجة.
- تنظيم والحفاظ على نظام الملفات وتوثيق المراسلات والسجلات الأخرى.
- ضمان صيانة جميع معدات المكتب.
التقارير والمهام الأخرى
- أداء أي مهام أخرى ذات صلة بالوظيفة كما يكلف بها المدير المباشر.
- إعداد وتقديم تقارير تغطي أنشطة الاستقبال للمدير المباشر عند الطلب.
المؤهلات المطلوبة
- الشهادات والتأهيل:
دبلوم أو درجة بكاليوس في أي تخصص. - الخبرة العملية:
من 2 إلى 3 سنوات.
ماهي طريقة التقديم: يمكنك التقديم عبر موقع سالك الرسمي وتعبئة نموذج التوظيف (اضغط هنا لتعبئة النموذج)
Receptionist
Saudi Arabia
JOB DESCRIPTION
Job Purpose:
Responsible for managing the reception area, receiving and relaying phone calls to the relevant persons, welcoming guests, scheduling appointments, providing administrative support as well as for managing purchasing activities.
Key Roles and Responsibilities
Policies & Processes
Implement the Administration department policies and follow the set processes in order to achieve the department’s objectives.
Reception Management
Manage the reception desk and ensure phone calls are answered swiftly in a polite, professional manner and relayed to appropriate extensions and takes messages if request employee is unavailable.
Receive all guests/visitors in a pleasant and courteous manner and guides them appropriately while informing the relevant employee at SALIC of their arrival.
Ensure that the switchboard is switched over to the night service at the end of office hours and monitor and relay all calls recorded on the answer machine received out of office hours.
Provide regular updated of the telephone extension list (intranet directory).
Secretarial Support
Provide assistance to the employees of other divisions and departments with daily administrative work, as required.
Compose and type routine outgoing correspondence, including email and fax.
Maintain schedule for conference halls and manage bookings.
Coordinate and maintain calendars for management including meeting, travel schedules and reservations.
Coordinate meetings, prepare agendas and take dictation in shorthand or by machine and transcribes notes/voice recordings on the computer.
Administrative Support
Handle couriers and ensure co-ordination with the courier companies to ensure timely dispatching.
Route incoming mail and maintain files of correspondences to ensure follow-ups as required.
Organize and maintain a filing system and files correspondence and other records.
Ensure maintenance of all office equipment.
Reporting & Other Duties
Perform any other duties related to the job as assigned by the Direct Manager.
Prepare and submit reports that cover Reception activities for the Direct Manager, as requested.
Qualifications and Certifications
Diploma or Bachelor’s degree in any discipline.
Experience 2-3.
